Existuje veľké množstvo rôznych metód ako si zvýšiť produktivitu, nie všetky sú však jednoduché na pochopenie, nie to ešte na zavedenie do praxe. To sa ale netýka jednej z najznámejších a najpopulárnejších metód, Getting Things Done (GTD), teda mať všetko hotové.

V rozhovore túto metódu pre EASY magazine popísal Lukáš Gregor, šéfredaktor portálu mítvšehotovo.cz, učiteľ na Univerzite Tomáše Bati ve Zlíně.

Mohli by ste nám na začiatok predstaviť metódu mať všetko hotové, teda Getting Things Done?

Její základní poslání spočívá v tom, abychom měli klidnou mysl. Aby hlava, respektive mozek, byla využívána na přemýšlení, na kreativní činnost, na rozhodování, nikoliv jako skladiště, jako místo, kam si ukládáme něco, co může být v nějakém systému.

GTD je právě o tom systému. O tom, jak si jej vybudovat a jak jej udržovat při životě, abych pak kdykoliv našel velmi snadno to, co potřebuji. Abych nepřemýšlel nad tím, co ještě všechno v tom kterém projektu musím udělat.

S metodou GTD před lety přišel David Allen, ne že by vyloženě objevil něco zásadně nového, ale seskládal nejrůznější tipy a triky do jasného systému několika málo kroků (zaznamenávání, třídění, organizování, hodnocení a realizace).

Aký je jej základný princíp?

Úplně to základní vychází z návyku, kdy se jakoukoliv novou položku (nápad, úkol…) nesnažím si zapamatovat, ale odložím ji do tzv. schránky. Třeba do notýsku, třeba do elektronické aplikace. V průběhu dne tuto schránku protřídím, aby byla prázdná.

GTD dává tipy, jak a kam co nejefektivněji jednotlivé položky roztřídit. Jde o systém seznamů projektů, seznam toho, nač člověk čeká, co hodlá udělat někdy jindy. Princip tedy stojí a padá na tom, jak se naučíme nedávat položky do hlavy, ale právě do toho systému. Záhy to půjde velmi rychle, až automaticky. Bude to mít své místo a také díky tzv. kontextům (něčemu jako štítkům) lze velmi efektivně na úkolech dělat.

Mohli by ste uviesť konkrétny príklad využitia tejto metódy?

Pokusím se nyní demonstrovat život s několika málo principy metody:

1) Lidé mají ve zvyku, pakliže si nějaký seznam úkolů vůbec vedou, nerozeznávat mezi projekty, cíli, vizemi či drobnými úkoly. Na jednom seznamu či v bločku pod sebou se tak mohou objevit položky jako nakoupit pečivo, napsat diplomovou práci, naučit se anglicky, podívat se na nového Batmana… K čemu to vede? Že některou z položek si můžete odškrtnout velmi snadno a brzy (nákup pečiva), zatímco psaní diplomky budete tlačit před sebou, bude to velký kámen, neboť jde o projekt, ne o jeden jediný úkol. GTD vede uživatele k tomu, aby si takové projekty „rozbili“ na drobné krůčky.

2) Metoda GTD také do velké míry vychází z fungování mozku, do něhož se nyní nebudu příliš pouštět, ale respektuje nejen to, že lidé mají ve zvyku zapomínat, ale také to, že lidé se nedokážou soustředit plně na více jak 4 věci současně (nehovoříme-li nyní o zautomatizovaných procesech). Naučíte-li se používat metodu, to znamená, že budete mít v sešitu nebo v nějakém softwaru vypsané projekty a k nim jednotlivé kroky (u studentů může jít o „složky“ podle předmětů a výsledkem bude jejich úspěšné absolvování). Nebudete muset nosit v hlavě, co všechno je k těmto projektům potřebné, zkrátka když se budete chtít učit na maturitu nebo státnice, rozbalíte si/otevřete si seznam s následujícími kroky, které je potřeba ještě projít.

3) GTD je o koncentraci a o spojování věcí, které spolu souvisí. Jak jsem již říkal, existují zde tzv. kontexty, štítky, které si můžete k položkám přiřadit. A řešit je všechny dohromady. Jako student jsem v průběhu příprav potkával další a další tituly, které bych si potřeboval půjčit z knihovny, ale přeci tam nebudu běhat pořád. Tak jsem si k těmto úkolům připsal vždy kontext knihovna a poté do knihovny zašel a ze seznamů si vyfiltroval pouze úkoly s tímto štítkem a vše půjčil, nemusel jsem si vzpomínat, co vše vlastně z knihovny potřebuji.

4) V metodě také nalezneme pravidlo dvou minut, to vede k tomu, abychom úkoly, které přijdou a zaberou opravdu jen tak krátkou dobu, udělali rovnou – pokud to jde samozřejmě. Hezky se to dá aplikovat při procházení e-mailové schránky, pokud na dopis můžu odepsat do dvou minut, hned to udělám, nikam jej netřídím, neschovávám si jej na později. 

Prečo je táto metóda tak úspešná?

Protože není obtížné ji pochopit a protože – a to zejména – výsledky jsou patrné velmi brzy. Pokud si uvolníte hlavu, vypíšete si všechny projekty, na kterých děláte (může jít i o osobní záležitosti), vytvoříte si speciální seznamy či složky, můžete na další den začít směle používat schránku. Odkládat tedy vše, co vás napadne nebo co vám někdo přidělí nebo o to požádá, právě do ní a následně z ní roztřídit ty položky do vytvořených seznamů. Chce to týden, dva, a uvidíte, jak se vám odlehčí. Ten posun je neuvěřitelný. Já bych bez GTD už fungovat nemohl. Cítím se volnější, nezatěžuji se tolik. Vím, že to „někde všechno mám“, lehce dostupné. 

Takže sa metóda GTD osvedčila aj vám osobne?

Nedám na ni dopustit, ale neznamená to, že bych si ji nějak nepřizpůsobil nebo nespojil s dalšími technikami či přístupy. Metoda GTD totiž umí krásně a rychle odlehčit hlavě a uspořádat věci (klidně i v domácnosti), což zvýší vaši produktivitu, neznamená to ale, že už jste i efektivní. Kupříkladu já se cítil mnohem lépe, zvládal jsem více věcí za kratší čas, jenže jsem stejně pracoval 10–12 hodin denně, což nebylo to, co jsem chtěl. Zkrátka jsem byl produktivnější a zvyšoval jsem si pracovní zátěž, přibíral nové projekty. GTD k tomuto může svést.

Proto jsem začal hledat ještě řešení v podobě uvažování nad časem, nad efektivitou a osobním rozvojem, dostal se ke knihám Stephena Coveyho a ty mi změnily život i po té lidské, etické stránce, jdou hlouběji, spíše se zabývají životní filozofií než konkrétní metodou. GTD a Coveyho přístup se ale dá dobře spojit a spolu velmi dobře funguje. S GTD třídím všechny své aktivity a projekty, díky Coveymu zase lépe tyto aktivity plánuji tak, abych se neuštval a měl čas i na jiné věci než na práci.